FÖREBILD: ÖREBRO KOMMUN
Servicecenter – en väg in till kommunen

Förebilder Av Förebilder
24 juni 2014
 

orebro_bild_2

Örebro kommun har under flera år arbetat med att underlätta företagens kontakter med kommunen. Kommunen arbetar med företagslotsar och lotsträffar där företagen får möjlighet att träffa alla som är involverade vid samma tillfälle. Företagen får då möta tjänstemän med ansvar för servering, bygg, markupplåtelse, socialförvaltning, brandskydd och miljö vid en gemensam informationsträff.

Kommunen har fått mycket positiv respons från företagen på detta arbetssätt och företagsfrågorna har därför sin givna plats i det kommungemensamma Servicecenter som nu startats. Patric Klaremo är enhetschef för servicecentret och beskriver hur man arbetar för att öka tillgängligheten och sprida kunskap om lotsfunktionen både bland företag och kommunens egna tjänstemän.

Servicecentret öppnade 1 februari 2014 och är ett sätt att utveckla arbetet med ökad tillgänglighet. Servicecenter är en modell för att göra det enklare att få kontakt med kommunen och förmedla en ingång till lotsarna. Vi ser detta som en viktig insats för att göra lotsfunktionen mer känd och skapa dialog med företagen.

Alla medarbetare på det kommungemensamma servicecentret utbildas i att se helheten för att sedan kunna dra i rätt trådar och förmedla kontakter till lotsar på förvaltningarna som tar ärendet vidare. Vi behöver bli bättre på att kommunicera det arbete som görs för företagen och att förbättra kontakterna mellan alla de kommunala tjänstemän som jobbar med företagsrelaterade frågor.

Kontakt
Patric Klaremo
Enhetschef
 Servicecenter, Örebro kommun
Telefon:
019-21 11 30
E-post: 
patric.klaremo@orebro.se

FÖREBILD: LÄNSSTYRELSEN I SKÅNE
Exempel: Tillsynsvecka och företagsenkät

Förebilder Av Förebilder
17 juni 2014
 

lantbrukare

Länsstyrelsen i Skåne har under flera år valt att fokusera på att utveckla sitt tillsynsarbete genom införandet av en särskild tillsynsvecka. NNR har talat med Johanna Piven som är stabschef på Länsstyrelsen i Skåne.

Under tillsynsveckan har myndigheten särskilt fokus på att genomföra operativ tillsyn på plats. Under 2013 genomfördes 190 tillsynsbesök i samband med tillsynsveckan. Inför tillsynsveckan sker även en uppladdning internt med erfarenhetsutbyte kring bl.a. bemötandefrågor.

Inför förra årets tillsynsvecka genomfördes utbildning med fokus på bemötandefrågor för samtliga 180 personer om jobbar med tillsyn på Länsstyrelsen i Skåne. I samband med tillsynsveckan sker även ett viktigt erfarenhetsutbyte för att förbättra samordningen inom länsstyrelsen och lära av goda exempel.

Johanna berättar även att det sker ett uppföljningsarbete inom länsstyrelsen med företagsenkäter riktade till de företag som besökts under året.

Enheten för lantbruksföretag genomförde en uppföljning där närmare 500 lantbruksföretag som fått besök fick svara på ett antal frågor om hur de upplevde besöket. Förutom frågor om bemötande fick företagen även svara på hur de upplevde inspektörens kompetens samt förmåga att förklara gällande regelverk m.m.

Det område som fick högst betyg vid denna uppföljning var hur företagen såg på just bemötandet totalt sett. Snittet på denna fråga var betyget 5,3 på en skala från 1 till 6.

Länk till enkätresultaten finns här.

Kontakt
Johanna Piven, stabschef, Länsstyrelsen i Skåne
Telefon: 010-224 15 89
E-post: johanna.piven@lansstyrelsen.se

FÖREBILD: REFORMER SOM FÖRENKLAR
Den nya diskrimineringslagen sparar tid och pengar för företagen!

Förebilder Av Förebilder
10 juni 2014
 

Den 1 januari 2009 trädde den nya diskrimineringslagen i kraft. Den medförde ett par rejäla regelförbättringar för företagen. Tidigare var alla företag skyldiga att varje år göra kartläggningar och analys av lönerna. Dessutom var alla företag med 10 eller fler anställda skyldiga att upprätta en handlingsplan för jämställda löner, vilket var ett tids- och arbetskrävande arbete. Men, med den nya lagen behöver bara företagen göra detta arbete vart tredje år och dessutom höjdes gränsen för krav på handlingsplan till att omfatta enbart de företag som har fler än 25 anställda. På så sätt frigörs tid så att företagarna istället kan göra det de ska – driva företag.

Förutom att åtgärden lättade regelbördan för företag, så finns det fler anledningar till varför reformen var bra. Till exempel så gav den gamla modellen faktiskt ingen märkbar reell effekt och metoden bidrog inte till målet om att göra arbetslivet mer jämställt. Inga fakta stöder heller att löneskillnaderna mellan kvinnor och män minskade fortare på grund av att lönekartläggningarna gjordes årligen. Jämställdhet i arbetslivet uppnås genom att hela samhället arbetar med bättre normer och värderingar samt genom att lönebildningen på företagen utvecklas och inte genom att företagarna gör årliga kartläggningar och planer.

När ändringen infördes så beräknades de administrativa regelkostnaderna minska med hela 77 procent, eller 387 miljoner kronor, till följd av förändringarna. En riktigt bra regelförbättringsreform!

Denna text reviderades 11 juni

FÖREBILD: TÄBY KOMMUN
LEAN-modellen förbättrade bygglovshantering

Förebilder Av Förebilder
03 juni 2014
 

taby

Mikael Mattsson, Bygglovchef i Täby kommun, berättar för NNR att kommunledningen hade varit hos Scania och inspirerats av deras arbete med LEAN. De beslutade sig för att pröva denna modell inom bygglovsenheten eftersom det spretade beslutsmässigt och det fanns stora ärendebalanser. Arbetet påbörjades 2011 och den huvudsakliga implementeringen av det nya arbetssättet skedde under 2012. Nu ser man tydliga resultat av arbetet.

Mikael berättar att köer och handläggningstider har förkortats radikalt och samordningen av besluten är mycket bättre tack vare gemensamma mallar. Dessutom genomförs gemensamma samsynsmöten varje vecka för att säkerställa en enhetlig linje i besluten och att alla sökande får svar via den kontaktperson som har ansvar för ärendet.

På enheten finns även alla samsynsdokument samlade för att säkerställa mer enhetliga bedömningar och beslut. En viktig del i arbetet med att effektivisera handläggningen är också att inte skicka remisser i onödan till olika enheter inom kommunen. Idag remitteras ärenden endast till de som verkligen ska ha det.

Eftersom stora delar av Täby har tydliga detaljplaner är det inte särskilt mycket utomplansförfrågningar. Oftast är det därför redan tydligt vad som gäller och det är viktigt att hålla på detta i bedömningarna så att besluten håller för en rättslig prövning. Den som fått ett beslut av kommunen måste kunna förlita sig på att kommunens bedömning är korrekt ifall besluten överklagas.

Täby har dessutom infört ett förenklat avgiftssystem med en fast taxa för olika typer av bygglov inom givna intervall. Detta för att slippa komplicerade beräkningsmodeller med olika koefficienter etc. Sammantaget innebär de åtgärder som genomförts en ökad rättssäkerhet och transparens i beslutsfattandet vilket förenklar för såväl kommunens tjänstemän som företagen.

Kontakt
Mikael Mattsson, Bygglovchef i Täby kommun
Telefon: 08-55 55 95 68
E-post: mikael.mattsson@taby.se

FÖREBILD: LÄNSSTYRELSEN I VÄSTERBOTTEN
Särskild ingång på webbplatsen för företag

Förebilder Av Förebilder
27 maj 2014
 

lansstyrelsen_vasterbotten

En återkommande kritik från företagen är bristande tillgänglighet och svårigheten att hitta relevant information på länsstyrelsernas hemsidor. Informationen som berör företag finns ofta utspridd i en informationsstruktur som täcker hela myndighetens breda verksamhet.

På Länsstyrelsen Västerbotten har webbansvarige kommunikatören Jonas Mattebo tagit fasta på kritiken och genomfört ett projekt för att inventera den egna webbplatsen och samla den mest relevanta informationen för företag på ett ställe.

Genom att prioritera sidorna i inventeringen har vi kunnat göra en samling med länkar som vi tror är till nytta för de företag som kommer till vår webbplats. Vi kan inte täcka in allt som har beröringspunkter mot företag och näringsliv där, men det kan fungera som en startpunkt.

Förutom att underlätta för företagen att hitta på webbplatsen så har man även haft stor nytta av projektet internt på länsstyrelsen när det gäller att få en bättre överblick över den information och de vägledningsdokument som finns för företagen.

En prioriterad lista med innehåll innebär också ett tillfälle för oss att se över dessa sidor, att se till att de är bra och uppdaterade. Det är nödvändigt att kontinuerligt rensa ut gammalt material och kvalitetssäkra de dokument som ligger på webbplatsen, säger Jonas.

Det kan även konstateras att i länsstyrelsernas gemensamma brukarundersökning för 2013 får Länsstyrelsen Västerbotten högsta betyg när det gäller tillgänglighet samt att hitta och söka information på webbplatsen i frågor som gäller företagsstöd.

Kontakt
Jonas Mattebo, Webbredaktör, Länsstyrelsen i Västerbotten
E-post: jonas.mattebo@lansstyrelsen.se
Telefon: 010-2254239

Länk till hemsidan.

FÖREBILD: UDDEVALLA KOMMUN
Dialog med företagen gav bättre modell för serveringstillstånd

Förebilder Av Förebilder
20 maj 2014
 

udevalla_2014
Uddevalla hade en gammal modell för beräkning av avgifter för serveringstillstånd och tillsyn. Modellen, som funnits under längre tid, var i stort behov av justering och modernisering.

Torbjörn Hernius på tillståndsenheten i Uddevalla berättar att man inför införandet av en ny beräkningsmodell började med att räkna fram vilka resurser som krävdes för att få en fungerande verksamhet. Sedan gjordes ett förslag till avgiftsmodell för att nå självkostnad. Förslaget skickades på remiss till alla berörda företag som fick ge sin syn på modellen. Genom en aktiv dialog med företagen kom de gemensamt fram till en modell som alla kunde enas om.

Det är mycket viktigt att kommunen har ett bra forum för dialog om hur lagar och regler ska hanteras. Kontakten med företagen måste ske tidigt i processen när det gäller att ta fram nya regelverk och avgiftsmodeller, eftersom när företagen får vara med och påverka så innebär det bättre lösningar och bättre acceptans för regelverken, menar Torbjörn Hernius.

Företagen vill ha enkla och transparenta system för avgiftsberäkning och att det finns en tydlig koppling mellan de avgifter man betalar och kommunens motprestation.

Företagen upplever det som särskilt viktigt att kommunen garanterar konkurrensneutralitet. Krogar som sköter sig ska inte missgynnas av att andra inte följer regelverken. Den kritik som trots allt finns mot kommunen är i första hand att man inte tillräckligt snabbt tar itu med de företag som inte följer reglerna. Denna diskussion om konkurrens är viktigare än att man får tillsynsbesök för att företagen ska känna det får valuta för pengarna, avslutar Torbjörn Hernius.

Ni kan läsa Uddevallas servicedeklaration för serveringstillstånd här.

Kontakt
Torbjörn Hernius, Tillståndsenheten i Uddevalla
Telefon: 0522-69 68 38
E-post: torbjorn.hernius@uddevalla.se

FÖREBILD: KOMMUNSAMVERKAN I ÖSTRA SKARABORG
Samverkan och effektivisering av miljötillsynen

Förebilder Av Förebilder
13 maj 2014
 

miljopaverkanskaraborg
Ursprunget till Miljösamverkan östra Skaraborg var att en av inspektörerna i Tibro kommun ringde och önskade mer samarbete med sina kollegor i Skövde. Även Falköping kontaktades och 2008 inledde tre kommunerna inledde ett samarbete. Idag ingår även Hjo och Karlsborg i samarbetet.

NNR har intervjuat Eva Berglund som är biträdande förbundschef på Miljösamverkan östra Skaraborg.

Förändringen kom som ett initiativ från tjänstemännen. Politiken visade tydligt intresse och tog sig an frågan. Skövde drev frågan och byggde upp den nya organisationen. Uppdraget var att skapa en effektivare organisation än vad kommunerna kunde skapa var för sig. Några ledord i arbetet var: Bättre service och kvalitet, Mindre sårbarhet, Ökad kompetens och Tydligare myndighetsutövning.

Efter fem år har organisationen satt sig och det har blivit tydligt att det innebär mer struktur och mindre stress för personalen med större organisation – inte minst för de tjänstemän som tidigare jobbat på små orter.

Det långsiktiga utvecklingsarbetet handlar mycket om att skala bort onödig administration för att få mer tid att träffa företagen. Teamöverskridande grupper – ta fram underlag för att ta ”avveckla onödigt arbete”. Organisationen jobbar hela tiden med förenkling och effektivisering – viktigt att våga testa nya grepp. Och även viktigt att få misslyckas.

En annan viktig del i utvecklingsarbetet är att mäta och utvärdera företagens inställning till kommunernas tillsynsarbete. Detta sker med hjälp av kundenkäter, NKI-mätningar (Nöjd Kund Index), fokusgrupper och träffar. Genom att lägga mycket tid på dialog med företagen får inspektörerna ett bättre grepp om verksamheterna. Detta innebär också en effektivare tillsyn och resursanvändning eftersom kommunens insatser riktas mot de företag som har störst behov av tillsyn.

Kontakt
Eva Berglund, Biträdande förbundschef
Miljösamverkan östra Skaraborg
Tfn: 0500-49 82 79
eva.berglund@skovde.se

FÖREBILD: REFORMER SOM FÖRENKLAR
Storbritannien – tar krafttag mot gold-plating

Förebilder Av Förebilder
06 maj 2014
 

eu_goldplating

En av EU:s grundpelare är som bekant den inre marknaden. Tyvärr fungerar den inte så väl som den skulle kunna göra och orsaken ligger till stor del hos oss i medlemsländerna. Ett exempel är s k ”gold-plating”. Begreppet används för att beskriva när det nationella genomförandet av ett EU-direktiv går utöver och blir mer långtgående än vad som EU-direktivet de facto kräver. Gold-plating är lagligt, men ofta inte smart, eftersom det dels gör att de egna företagen får sämre konkurrensläge än de andra medlemsländerna och dels för att det blir olika tillämpning av samma regler i EU:s 28 medlemsländer.

När vi på den nationella nivån lägger till eller behåller regler som försämrar för företagen så hindrar vi alltså den inre marknaden att fungera på bästa sätt. Hela 32 procent av de administrativa kostnaderna för företagen kommer just av dålig implementering eller gold-plating. Ambitionerna hos EU-länderna att åtgärda detta varierar kraftigt, men en av de bästa i klassen är Storbritannien.

Storbritanniens BRE (Better Regulation Executive), Department for Business, Innovation & Skills , antog redan i maj 2010 en princip:

“We will end the so-called ‘gold-plating’ of EU rules, so that British businesses are not disadvantaged relative to their European competitors”

Detta innebär att den som har ansvar för att genomföra EU-direktiv ska inte göra mer än minimum av vad som krävs enligt direktiven. I alla fall så länge det inte finns särskilda skäl – skäl som i så fall ska motiveras via en kostnads-nyttoanalys och efter samråd med berörda aktörer.

Britterna har också riktlinjer för det nationella genomförandet av EU-lagstiftning, vilka är mer långtgående än de flesta andra länders. Dessa är:

• När det är möjligt så ska de försöka implementera utan att reglera.

• Se till att det brittiska näringslivet inte får konkurrensnackdelar jämfört med sina europiska kollegor.

• Anta alltid EU-regleringen bokstavligen när det är möjligt, utom i de fall det leder till negativa effekter för Storbritanniens intressen. Ansvarigt departement måste förklara skälen till när en bokstavstolkning inte används.

• Nödvändig implementering ska ske så sent och nära deadline som det är möjligt om inte det finns specifika goda skäl för en tidig implementering.

• Obligatorisk utvärdering av implementeringen och dess effekter ska ske vart femte år.

Läs mer här:
Guiding principles for EU legislation
Transposition Guidance
NNR rapport om Gold-plating

FÖREBILD: MJÖLBY KOMMUN
Bygglov 24plus – hantering av enklare bygglovsärenden inom ett dygn!

Förebilder Av Förebilder
29 april 2014
 

Vid årsskiftet införde Mjölby kommun ”Bygglov 24plus” för bygglovsärenden som är enkla och planenliga. Genom en tidig och nära dialog med de som ansöker kan Mjölby kommun garantera bygglov på 24 timmar när det rör sig om enklare ärenden.

mjolbykommun

– Vi bjuder in sökande till en förstudie som de sedan kan utgå ifrån, så att de vet vilka handlingar som krävs för att vi ska kunna hantera det här som ett 24plus-ärende. När handlingarna är klara och utförda som vi kommit överens om så bokar sökande en tid för genomgång. Inom ett dygn ska de ha ett besked,

säger Krister Ramebäck, bygginspektör och handläggare på Mjölby kommun.

För de företag som har mer komplexa byggärenden ser man till att ha en god dialog med företaget redan innan processen drar igång.

– Vi uppmuntrar företag att höra av sig till oss redan på idéstadiet. Då är vi mer snabbfotade när det väl är dags,

säger Krister.

När ett ärende kommer in till kommunen ringer eller kontaktar handläggaren den sökande per telefon istället för att skicka ut begäran om ev. kompletteringar.

– Det går så mycket snabbare med ett telefonsamtal. Det minskar tiden till att ett ärende blir komplett; man slipper onödiga begäran om kompletterande uppgifter. Dessutom finns möjlighet att snabbare räta ut eventuella frågetecken,

säger Krister.

I Mjölby upplever man att det nya arbetssättet har fungerat bra även internt inom kommunen och nu är det rutin att ta en tidig kontakt med företagen för att reda ut ev. oklarheter. Detta skapar goda förutsättningar för en bra dialog mellan företag och handläggare som är viktig att bibehålla under hela ärendehandläggningen.

Kontaktperson
Krister Ramebäck
Bygginspektör
Telefon: 0142-851 88
byggnad@mjolby.se

FÖREBILD: LAHOLMS KOMMUN
Företagslots – för tillgänglighetens skull

Förebilder Av Förebilder
22 april 2014
 

Laholms kommun fick indikationer från företagen att de upplevde kontakterna med kommunen som krångliga. Det var besvärligt att ringa runt till olika handläggare när man önskade svar på olika frågor och dessutom kunde svaren bli olika beroende på vem företagarna fick tala med.

Kommunen ville åtgärda detta och landade i en lösning med en företagslots. I april 2006 inleddes ett förändringsarbete som går ut på att näringslivschefen Fredrik Swärdh fungerar som kontaktperson för företagen och som en länk mellan företagen och kommunen. Han håller kontakt och förmedlar information och handlingar mellan företag och handläggare. Varje specifikt ärende är unikt och hanteras därför efter just de behov som finns och de kontakter som krävs.

Laholm-lotsmote-ler
Varannan måndag eftermiddag är vikt för ”lotsmöten” mellan berörda handläggare och företag, vilket ger god regelbundenhet. Senast onsdagen före behöver företagen skicka in uppgifter om vad de deras ärende gäller. För att underlätta just detta finns en mall på nätet och kommunen har även planer på att utveckla en e-tjänst för detta ändamål. Det anordnas ca. 20-30 möten per år och det är främst mindre företag som utnyttjar denna tjänst. Ett möte tar vanligtvis mellan 45 min till 1,5 timme, lite beroende på karaktär.

Det kan ibland behövas fler tillfällen för träffar, beroende på var företagen befinner sig i sin process. Genom dialogen med kommunen kan ibland de satsningar som planeras få en delvis annan inriktning. Träffarna är särskilt viktiga för små företag som befinner sig i ett startskede och då slipper ringa runt till olika personer. Kommunen blir istället ett viktigt stöd i processen.

Fredrik Svärdh framhåller vikten av att hålla i och bibehålla systemet och att bygga upp en bra servicekultur inom kommunen. Att enskilda handläggare är lyhörda och stödjer arbetet med företagslots och ser till att rekommendera lotsfunktionen.

Han kan även se att arbetssättet med företagslotsning innebär en omfattande tidsbesparing för både kommun och företag. Dessutom är själva dialogen viktig för att kunna lösa problem tillsammans och bygga en relation.

Kontaktperson
Fredrik Swärdh
Näringslivschef
Direkt: 0430-155 31
Mobil: 070-211 81 83
E-post: fredrik.swardh@laholm.se