Är långa handläggningstider vid myndighetskontakter ett problem?

Jag skulle vilja påstå att onödigt långa handläggningstider kostar samhället mycket stora pengar. Långa handläggningstider leder inte bara till förseningar och missade intäkter, utan det leder också till att många projekt överhuvudtaget inte blir av.

I NNRs aktuella undersökning kring de kommunala tillståndsprocesserna för utskänknings-, bygglovs- och miljöärenden var det tydligaste resultatet helt enkelt att det finns rejäla förbättringsmöjligheter på många områden. Skulle alla sätta som mål att följa de bästa exemplen så skulle alla märka stora förändringar.

Inom näringslivet har vi i de flesta branscher fått lära oss att korta ledtider från beställning till leverans är viktigt. Det har nästan blivit ett mantra inom företagsledning. Det finns många sådana modeller; Toyota, T50, Lean Production, etc och även om modellerna skiljer sig åt så är det väsentliga att minska ledtiderna.

Jag minns en effektiviseringsprocess på ett tryckeri på 90-talet där man med ett par enkla grepp kunde minska leveranstiden med över 80 procent. Det var då enbart väntetider som skars bort. Sedan kom man fram till att vissa processer kunde köras parallellt och så kunde ytterligare onödiga väntetider skäras bort – från 14 veckors leveranstid till att idag kunna leverera samma dag. Det kräver en hel del förändringar, men har samtidigt skapat mycket besparingar och mycket mer nöjda kunder.

Myndigheterna förklarar ofta de långa handläggningstiderna med att de får ofullständiga ansökningshandlingar. Så kan det mycket väl vara, men på det finns det naturligtvis botemedel:

• Lämna tydliga anvisningar om vad en ansökan skall innehålla. Sker ansökan elektroniskt som t.ex. på Skatte- och Bolagsverkets www.verksamt.se så kan även kontroll ske automatiskt att allt finns med.

• Återkoppla snabbt till den sökande vad som saknas.Om sedan alla parter ser till att kompletta ärenden inte blir liggande i stora ärendehögar, så är jag övertygad om att handläggningstiderna kan minskas radikalt.

För att bra handläggningsprocesser ska komma till stånd så kan man börja med att mäta vilken del av handläggningstiderna som är väntetid och vilken del som utgör effektivt arbete. För vissa ärenden kan det dessutom i processen förekomma remiss- och besvärstider. Nästa steg kunde vara att undersöka hur mycket av delprocesserna som kan ske parallellt. Och slutligen blir det till att skära på effektivitetsbrister och på nytt mäta resultat.